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メールだけでは無理がある。Box効率活用のためにお勧めしたいコミュニケーションツールとは

「Boxを導入しただけ」では働き方は変わらない。あわせてすべきこと

Boxが扱えるのはファイルのみ。連絡手段はメールでよいのか?

セキュアなクラウドストレージサービスとして導入企業が増えている「Box」。社内外とのファイル共有の効率化を期待されますが、Boxを導入するだけではその効果は限定的になってしまいます。Boxが取り扱えるのは基本的にファイルのみ。簡単なコメント機能はありますが、ファイルを共有する相手との柔軟な連絡手段は提供されていません。つまり、Boxにファイルを格納しても、それを誰かに知らせるには、メールなどを送ることになるのです。もちろん、ファイルをそのまま添付するのではなく、Boxのリンクで案内することで、「複数バージョンができてしまう」「ファイルのコピーが散在し、どれが最新か分からなくなる」などの事態は防げますが、メールベースのコミュニケーションでは限界があります。社内・社外問わず、大量のメールをやり取りしている状況では、相手がいつメールを読んだか分からない、大事な情報を見落としてしまうといったことが懸念されます。

注目を集める「コミュニケーションツール」

そこで、ここ数年注目を集めているのが「コミュニケーションツール」です。チャットをベースとしたコミュニケーションで、よりリアルタイムなやり取りができることが特長。メールと違って、定型的な挨拶が不要になるため、コミュニケーションの活性化にもつながるとされています。代表的な製品としてはMicrosoft TeamsやSlackなどが挙げられ、取引先・顧客などとのやり取りはメール、社内ではこれらのツールと使い分けることで、よりスムーズなコミュニケーションを実現します。
Boxとあわせて導入すれば、ファイルをBoxに格納後、チャットで連絡、という新しいスタイルが可能に。プロジェクトごとにチャットをグループ分けすることで、ファイルとそれに関するやり取りも集約でき、より効率的なコミュニケーション/コラボレーションが可能になります。

コミュニケーションツールを導入するなら「Workplace from Facebook」がお勧め

ビジネス版Facebook「Workplace from Facebook」でできること

コミュニケーションツールは数多くの製品が提供されていますが、なかでもお勧めしたいのが「Workplace from Facebook」(以下、Workplace)です。簡単に言うとビジネス版Facebookなのですが、まずはその基本的な機能を紹介しましょう。

機能1:任意メンバーのグループでリアルタイムチャット

全体への投稿のほかに、任意のメンバーでグループを作成し、チャットでやり取りできます。部署ごと、プロジェクトごとなどでグループを分けることで、関連するやり取りがまとまり、タイムリーな意思疎通が可能になります。

機能2:必要な情報をAIが判別するニュースフィード

個人向けFacebookと同様に、自分がフォローしている人や、参加しているグループの情報、プロフィールに登録したスキルに関連する情報などを、AIが判別してニュースフィードにまとめて表示してくれます。必要な情報が1ヶ所にまとまって流れてくるため、ひとつずつのグループを切り替えて内容をチェックする必要はありません。
AIがどのような基準で判別しているのか、詳細は明かされていませんが、自分がフォローしている仲間やグループの投稿、コメントする可能性などをスコアリングしたうえで、他の投稿と比較し、より有意義な投稿をランク付けする仕組みで、なぜその情報が表示されているのか“納得感”のある内容が表示されます。

機能3:必要なときは音声通話・ビデオ会議も可能

「文字でのやり取りでは細かな点が伝わらない」というときに有効なのが音声通話・ビデオ会議です。Workplaceでもこれらの機能を提供しており、チャットから必要に応じて音声会議などに移行できます。

機能4:組織内でのアンケートも簡単に実施

複数の設問・選択肢のあるアンケートも簡単に作成可能。全社的な調査や、特定のグループ内でのアンケートなどを手軽に実現できるようになります。

機能5:ポータルサイトのように利用できる情報ライブラリ

Workplaceでは、個人向けFacebookと同様、投稿やチャットの内容はどんどん流れていってしまうため、過去の情報を貯めておくことには向きません。それとは別に「情報ライブラリ」の機能があり、ここには情報を蓄積することが可能です。たとえば、必要な製品情報・ノウハウのほか、社内の人事規定・申請書などをストックすることで、ポータルサイトのように活用できます。

ほかのツールではできない!Workplaceならではの魅力

Workplaceの基本機能を紹介したところで、さらにWorkplaceならではの機能・魅力を取り上げたいと思います。

お勧めポイント1:メッセージの「既読」が分かるから、次のアクションがスムーズ

ビジネス用チャットツールでは、既読機能がない製品がほとんどですが、Workplaceではメッセージを閲覧したユーザのアイコンが表示され、「だれがどこまで読んだか」を把握できます。これにより「この人にはこの情報が伝わっていない」ことが明確になり、「急いで確認してほしいから電話をしよう」など次のアクションにつなげやすくなります。

お勧めポイント2:重要な情報を自分で選んで受け取ることができる

ニュースフィードはAIが自動判別しますが、もちろん自分自身で誰をチェックするかを選んだり、重要度や情報の優先順位をカスタマイズしたりすることも可能です。こうすることで「見なければならない」情報を区別することができ、必要な情報を見逃さずに済むようになります。情報を発信する際も、「重要な投稿」マークを付与し、「読んだら既読や完了ボタンを押す」というアクションを求める設定も可能。確実に知らせたい重要な情報を発信する際に有効です。
一方で、こういった仕組みにより、情報の重要度にかかわらずすべての情報に目を通さなければならない、といったことがなくなります。「気軽に発言しても迷惑がかからない」という意識が生まれ、発信のハードルが大きく下がることに。参考情報の投稿など、情報発信の増加にもつながります。
「大量の情報のなかから、必要な情報だけをピックアップして利用する」という発想は、まさにFacebook由来のツールだからこその魅力と言えるでしょう。

お勧めポイント3:メールアドレスがなくてもアカウントを作成可能

一般的なコミュニケーションツールはメールアドレスをベースにアカウント作成するものがほとんど。そのため、アルバイトや工場勤務者など、自社のメールアドレスを持たないユーザにアカウントを発行するのが難しくなります。
Workplaceはメールアドレスがなくてもアカウント名とパスワードだけでアカウントを作成できるため、メールアドレスの制限なしにアカウントを発行できます。これにより、たとえば「店舗ごとにアルバイト用のグループを作成し、情報を連絡」といった活用が可能に。もちろん「アルバイトは所属するグループの情報のみ閲覧可能」などの権限を設定できます。

自社導入のノウハウを活かし、Workplace活用を徹底サポート

Workplaceは世界27億人が利用するFacebookと同じインターフェースであり、また翻訳機能を搭載しているため、グローバルでの活用にも最適。Boxとあわせてコミュニケーションツールを導入し、さらなる業務効率化を目指すのであれば、Workplaceを強くお勧めします。
丸紅ITソリューションズでは自社でWorkplaceを導入・活用しているほか、親会社である丸紅への導入も手掛けています。たとえば、丸紅では全社員・全グループ社員向けにCEOメッセージを配信、情報発信の浸透度合いを測るため、閲覧者情報の統計取得の仕組みを構築しています。こういった大規模活用に必要なノウハウや、導入時に注意すべきポイント、コミュニケーション活性化のコツ、ルール作りなど、自社で活用しているからこそ分かるノウハウをもとに、企業のWorkplace活用をサポートします。

 

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