Boxコラボ招待の棚卸しをみんなで安全に〜セルフサービスCloud コラボ期限ビュー｜コラム｜Box

だいたい、こんな話です。

Boxを全社利用すると、外部コラボレーターの招待管理や期限切れ対応、ISMS監査対応に伴う棚卸し作業などが情シスに集中し、大きな運用負荷となります。便利な外部招待も招待が放置されると情報漏えいリスクを高めます。そして、監査前や年度末に一斉対応が発生しがちです。セルフサービスCloudは、外部コラボレーションの期限確認・延長・可視化を一覧・一括で行えるBox社認定エコシステムSaaSです。情シスが抱えてきた作業を現場の全社員が安全にセルフサービスで実行でき、統制と監査性を保ちながら運用負荷を大幅に削減します。

Box運用で“情シスの受信箱が燃える瞬間”とは？

「取引先の購買担当が急に入れなくなったって怒ってます」
「この共有リンク、誰がいつ作ったんですか？」
「いつの間にか招待が解除されていて、会議の直前に資料が開けない」
「招待延長したいのに、1人1人やるしかないの？」

Boxを全社で回し始めると、だいたいこの手の“相談”が情シスに集まってきます。

取引先、委託先、法律事務所、監査法人、制作会社とのファイル共有は現場の仕事スピードを上げたはずなのに、共有の後始末（棚卸し・監査・期限管理・申請対応）が情シスに集約。これが地味に効きます。しかも現場は忙しいので「招待したまま」「リンク出しっぱなし」を放置しがち。異動・退職・兼務が重なると放置は加速して、年度末や監査前に思い出したように棚卸し——で、情シスが詰む。外部アカウントの招待は便利だけど、便利さは放置と紙一重。

そんな“Box運用の詰まりどころ”に刺さるのが、Box社認定エコシステムソリューションのSaaS「セルフサービスCloud」です。
情シスがやらざるを得なかった作業を、エンドユーザ（＝Boxを使う全社員）が自分で安全に実行できるようにする——ここが発想の中心です。

Boxの共有が便利なほど“運用のツケ”が増えるとは？

Boxでファイル共有を行う方法は大きく2つです。

招待（コラボレーション）
共有リンク

どちらも便利ですが、使い方を誤ると「意図しない相手に見える」「期限切れで揉める」など、情報漏えい・トラブルの入口に。運用目線で言うと、結局ここに尽きます。

“適切な従業員”が、”適切な相手”を、”適切なフォルダ”へ、”適切な権限”で共有できて、初めて安全

さらに現実には「適切かどうか」のダブルチェックや、後から追える監査性が必要。牽制が効くからです。
制限自体は Enterprise設定／ユーザ設定／フォルダ設定／Boxエコシステム…の組み合わせで作れますが、問題はむしろ “確認・棚卸し・是正を誰が回すか” です。使われないアカウントが残れば、攻撃者にとっては「鍵のかかった裏口」になります。

「部長に棚卸ししてもらう」が情シス地獄の入口とは？

よくある改善案がこれです。

「コラボレポートを部署別に千切って、各部の部長に確認してもらえば統制できるのでは？」

ところが実務では、Boxの仕様上、コラボレーションレポートの出力・閲覧権限は共同所有者に無いため、結局情シスがレポートを握りがちです。そして、情シスがレポートを出して終わりではありません。

管理対象ユーザ5,000人のテナントでの現実が ↓ コレです。

テナント全体で50万明細
100部署に分割
100ファイルを部署別フォルダに格納→共有リンク発行
部長100人へメール送付
毎月

これ、「Boxの運用統制」なのに実態は、レポート加工＆配布オペになりがち。
現場が回せる形に落ちないと、統制の継続がつらくなります。

こんな時には Sute for Box 棚卸レポーターCloud !!

セルフサービスCloudが狙っていることとは？

セルフサービスCloudは、Box社認定エコシステムソリューションで、フルクラウドのSaaSとして提供されています。位置づけはシンプルで、Box標準では微妙に行き届かない“コラボレーション管理”を便利にする機能を詰め合わせたSaaSです。

そして最大の特徴が ↓ これです。

Boxを利用する全社員が、自分の業務の中で“自ら使える”セルフサービス型

つまり、申請・確認・期限更新・見える化などを「情シスに投げる」のではなく、現場の担当者が自分で処理して完結できる方向へ寄せられます（もちろん“安全に”が前提）。

「コラボ期限ビュー」が最初に刺さりやすい理由とは？

外部アカウント招待に有効期限を設けるのは、統制として合理的です（棚卸しの代替にもなる）。

ただ、ここで運用あるあるが発生します。

自動的に招待が削除された外部コラボレーターから「Boxにアクセスできないんだけど（怒）」と連絡が来る
Boxにも期限切れ通知メールはあるが、なぜかメールを見落とす
期限延長はBoxの仕様上 1件1件ずつの操作になって、超面倒くさい

これを“一覧＆一括”に寄せるのが「セルフサービスCloud〜コラボ期限ビュー」です。

コラボレーション期限を一覧で確認
有効期限を日付指定・一括で設定／更新

ポイントは、これを情シスだけで回すのではなく、実際に招待を運用している現場（＝全社員側）でも扱えること。「期限が近いから延長して」「誰が対応する？」みたいなやり取りを減らし、現場の判断と処理を前に出せます。

セルフサービスCloud〜コラボ期限ビューがもたらすのは、外部共有の期限という地雷を“事故対応”から“平時の点検”へ変える可視化です。

セルフサービスCloud〜コラボ期限ビューの操作画面（実際の操作画面とはデザイン・仕様が一部異なる場合がございます）。フルクラウドSaaSなのでトライアルも簡単。

コラボ期限ビューの操作画面右上の「Excel出力」ボタンでコラボレーション状況をエクセル出力も可能です。

Box運用は“仕様のクセ”でツール価値が跳ねる？

Boxを導入する際、“現場インパクトが大きい変更”が入ることは珍しくありません。

たとえばフォルダ設計。
ファイルサーバ感覚で階層ごとに権限を切っていくと、Boxのウォーターフォール型の仕様（権限が配下のフォルダへ継承）を踏まえた見直しが必要になります。これに連動して、権限申請・共有統制・棚卸し運用も考え直すことになります。

この局面で「情シスが全部対応する」という方式を取ると、ほぼ確実にBoxは単なるファイルの置き場となり、活用は拡大しません。だからこそ、現場の全社員が申請・確認・是正を安全にセルフサービスで行うための仕掛けが効いてきます。
セルフサービスCloudがまさにこの役割です。

Box運用の思想を変えると、いろんな機能が欲しくなる？

上記では、実際に招待を運用している現場が招待の有効期限の管理を“一覧＆一括”で行える機能（セルフサービスCloud〜コラボ期限ビュー）をご紹介しました。Boxの便利な機能である外部共有の主導権を情シスにまとめるのではなく、現場の全社員に”安全に”渡すという思想です。この思想があるBox導入企業は、「この運用も現場に渡せる？」「どんな機能があれば実現できる？」と考えます。

その相談先となるのが、Boxエコシステムソリューションの開発ベンダーです。

セルフサービスCloudは、コラボ期限管理以外にもエンドユーザ向けの便利機能を追加予定です。さらに、サイトで発表されていないツールもリリースされています。
セキュリティは、正論だけでは守れない。現場が回る形でしか守れません。

情シス目線だと、ここが一番そそられます。