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Boxユースケース●自社ルールにあわせた運用など、一歩進んだ効率化を実現するには?

「Boxを自社ルールにあわせて運用したい」は、意外とハードルが高い

社内ファイルサーバの置き換えとして、社外とのファイル共有の手段として、デファクトスタンダードになりつつある「Box」。導入企業が増え続ける一方、Boxにファイルを移行し、業務をBox中心に進めるとなると、自社の運用や利用ルールにマッチしない部分も出てきます。Boxはクラウドサービスとして提供されており、短期間で導入できるなどメリットは大きいものの、標準機能のカスタマイズは難しいと言わざるを得ません。特に、日本企業固有の要件には対応できないケースも多くあります。せっかくBoxに移行したにもかかわらず、自社の運用にあわせるための手作業が増えるのでは、あまりに非効率です。

また、様々なクラウドサービスと連携できることもBoxの特長。ほかのクラウドサービスなどと連携することで、Boxをより効率的に使いたいという要望は多いものの、いざ連携するとなるとプログラムを開発しなければならず、時間・工数がかかることがネックになります。

簡単・短期間で実現したい処理をBoxに追加できる「Workato」とは?

こういった課題を解決するために、お勧めしたいのが「Workato」。クラウドサービス同士の連携を実現するiPaaS(Integration Platform as a Service)です。Salesforceから、Slack、Microsoft Teamsまで様々なアプリケーションに対応しており、コネクタの数は実に1,000種以上。条件分岐やエラー処理、アクション実行などをWorkato上のグラフィカルなインタフェースを使って設定することで、サービス同士を簡単に連携できます。

もちろんBoxとのコネクタも用意されており、ファイルのダウンロード、アップロード、コピー、移行、招待、共有リンク発行などひと通りの操作を標準で利用できます。これにより「特定のフォルダにファイルがアップされたら処理を実行する」などの機能を短期間で実現できるのです。用意された標準コネクタを組み合わせて実現するだけであれば、長くても1週間ほどでテストまで完了、シンプルなものであれば1日程度で完成・稼働させることが出来ます。

 

実際、どう活用できるのか?Box・Workato連携のユースケースを紹介

では、具体的にWorkatoを活用することで、どういったことを実現できるのか、ユースケースを紹介しましょう。

 

ケース1:チャットツールと連携し、Box用ワークフローを実現

Boxを利用する企業は、セキュリティ上、様々なルールをベースに運用するケースが一般的です。たとえば、「フォルダへの外部メンバー招待は、上長の承認が必要」といったルールなどが挙げられますが、このルールを実際に運用するとなると、「申請・承認はメールベースで行うのか」「承認後はだれが外部メンバーを招待するのか」「招待するときに承認済みであることをどう確認するのか」など考慮すべきことが多く、かといってこのためだけにワークフローシステムを構築するのも無理があります。

そこで、WorkatoでMicrosoft TeamsやSlack、Workplace from Facebookなどのチャットツールと連携し、Box用のチャットボットを作成することで、社員がチャットで申請などを出せる簡易的なワークフローを実現します。社員は「だれを、どのフォルダに、どの権限で招待するか」をチャットボットに伝えると、上長や管理者にチャットで申請通知され、承認後に対象者を招待するところまで自動化でき、手作業を削減し、効率的かつ確実な運用が可能になります。

ここでポイントとなるのが、「承認者をどう特定するか」ということ。対象フォルダの管理者は標準コネクタで取得できるほか、部署の上司とする場合は、組織情報のDBをWorkato内に保持するなどの方法で対応できます。

 

ケース2:Web会議ツールなどと連携し、議事録作成まで自動化

テレワークの普及とともにWeb会議の利用が増えています。ZoomなどのWeb会議ツールでは会議をレコーディングする機能が提供されていますが、容量制限などから一定期間ごとに不要な録画データを削除しなければならないことも。手間がかかることからレコーディング機能の利用自体を制限しているケースもあり、これでは本末転倒です。

Workatoを利用すれば、Zoomの録画終了をきっかけに録画データをBoxに移動し、Zoom側のデータを削除するところまで自動化できます。さらに、丸紅ITソリューションズではBoxに移動した録画データから、AIを利用して自動でテキスト起こしする機能も開発。これを活用することで、簡易的な議事録の自動生成まで可能になります。

 

ケース3:会議予定に議事録用Box Noteを自動追加

会議の議事録については、音声からの自動作成だけでなく、旧来の文字による議事録も不可欠です。この議事録を用意する手間もWorkatoが削減します。たとえばWorkatoを利用して、Outlookなどのスケジュールと連携し、会議予定が入ったら自動でBox Noteを発行し、議事録のテンプレートを作成、会議予定にリンクを追加することが可能。議事録のテンプレートをベースに、会議中に全員でノートに書き込むことで、会議終了時点で議事録が完成します。複数人で同時編集が可能なBox Notesの特長を活かした、有効な活用法と言えるでしょう。

ケース4:Salesforceと連携し、問い合わせ対応をチャットで完結

Webサイトからの問い合わせは当然ながら対応が必須。とはいえ、問い合わせがきたかどうかを常にチェックし、Salesforceに登録し……といった作業は手間がかかります。これについても、WorkatoでSalesforceとMicrosoft Teams、Slack、Workplace from Facebookなどのチャットツールを連携・自動化できます。

Webサイトからの問い合わせをSalesforceに格納すると同時に担当者のチャットに通知。担当者はチャットに返信するだけで、問い合わせのあった顧客にメールが送信される仕組みとすることで、手間を最小限に抑えられます。「誰がやっても同じ」作業はWorkatoに任せて自動化することで、担当者は「返信内容を用意する」という本来の業務に注力できるように。また、チャットツールのように日常的に使うツールをベースとすることで、問い合わせの見逃しなどのリスク削減にもつながります。

 

「ノンプログラミング」とはいうけれど、開発が必要なことも

ここまで紹介してきたユースケースを、「簡単に」実現できることこそがWorkatoの特長です。Workatoは様々なクラウドサービスが提供するAPIを実行でき、パラメータを選択するだけで製造工程が完了。ノンプログラミングでクラウドサービスを連携できるというわけです。ただし、各クラウドサービスでどのようなAPIが公開されているのか、それがどのような動きをするのか、なにをパラメータに指定すればよいのか、といった知識は求められます。また、標準コネクタの組み合わせだけですべての要件に対応できるとは限りませんし、条件によって処理が変わる、複数情報をまとめてパラメータに指定するなど、複雑な処理を実行したい場合には、やはりプログラミングが必要になります。

丸紅ITソリューションズでは、Boxライセンス提供を通じて、Workatoの標準コネクタを活用した設定・実装から、個別の開発やカスタムコネクタの提供までサポート。豊富なBox導入実績に基づくノウハウをベースに、「どこまではBoxの標準機能でできるのか」「どのコネクタ・APIを利用すれば要件を実現できるのか」「どういったサービスと連携すればベストか」などをご提案。Boxのより効率的な活用を支援しております。

 

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