エンドユーザに明日教えたい！意外と知らないBox便利機能＜中級編＞｜コラム｜Box

Box便利機能
　・1.「なくなった」ファイルの賢い探し方
　・2.誤移動・誤削除は予防が最善
　・3.電帳法対応で活躍！メタデータを一括付与する方法
　・4.WebサイトにBoxのコンテンツを埋め込む
　・5.権限の棚卸しを定期運用に

初級編はこちら：エンドユーザに明日教えたい！意外と知らないBox便利機能＜初級編＞

Box定着化には運用とガバナンスの底上げも大切

Boxには便利な機能が山ほどあります。けれど、「導入はしたのに結局“置き場”のまま…」そんなもどかしさ、感じていませんか。
Boxの定着化には、便利かつ安全に使えるような仕組みづくりが大切です。
そこで、現場目線の導入プロジェクトマネージャーが現場目線で、初級編8つ・中級編5つの便利ワザを厳選しました。

今回は、Boxの活用が進んでいく中で押さえておきたい、中級編5つの便利ワザをご紹介。
運用とガバナンスを”ラクに”底上げしたい情シス担当者の方に、ぜひ読んでいただきたい内容です。
すぐに使える便利機能もご紹介しますので、ぜひ参考にできるものを探して見てください。

Box便利機能

1. 「なくなった」ファイルの賢い探し方

エンドユーザーからのお問い合わせであるあるなのが、「ファイルがなくなってしまったので探して復元してほしい」。
「なくなった」ファイルは、ユーザーアクティビティレポートで探しましょう。
ポイントは、レポートを出力する対象に「ごみ箱への移動」だけでなく「移動」「名前変更」も含めることです。
ファイルが「なくなった」と言うと削除を疑いがちですが、
実際にはファイルを削除しておらず、別の場所に移動していた、名称変更していたのが原因ということもよくあります。

2. 誤移動・誤削除は予防が最善

もし、ファイルを誤って削除、移動してしまった時。
Box Shieldをご契約いただいていれば、コンテンツリカバリを利用することで、ユーザー・日付範囲を指定して戻すことができます。
■ご参考（コンテンツリカバリについて – Box Support）：https://support.box.com/hc/ja/articles/37453487422739

しかし、大きなフォルダだと、処理が終わるまで数時間かかったり、LFO（Large Folder Operation）のエラーで処理が止まってしまうこともあります。
ほんのちょっとのうっかりで、長時間業務が停止してしまうことはなんとか避けたいもの。
そのため、重要なフォルダは、誤操作を未然に防ぐことが最善です。

誤操作を防ぐには、Boxから提供されているフォルダロックAPIを使いましょう。APIはBoxのデベロッパーサイトで公開されています。
■ご参考（Box APIリファレンス）：https://ja.developer.box.com/reference/
■関連エコソリューション：GUIでフォルダをロック「Folder Locker」

3. 電帳法対応で活躍！メタデータを一括付与する方法

メタデータとは、フォルダ・ファイルに対して値や日付などの任意の項目を設定する機能です。設定した項目によってフォルダ・ファイルの整理・検索がしやすくなります。
Boxの活用が進み、電帳法対応などでメタデータの利用をしている企業様も多いのではないでしょうか。
もし、特定のフォルダにメタデータを一括で付与したい場合は、カスケードポリシーが便利です。
上位フォルダで「カスケードポリシーを有効にする」をオンにしてメタデータを追加すると、配下の全フォルダ・ファイルに同じ項目が自動展開されます。

4. WebサイトにBoxのコンテンツを埋め込む

Boxに保存しているコンテンツをポータルや自社サイト上で公開したい。
そんな時は、埋め込みウィジェットが便利です。
使い方は簡単。右クリックメニューから [その他の操作] > [埋め込みウィジェット] をクリックします。
発行されたコードをサイトへ貼り付けると、コンテンツのプレビューを埋め込んで表示できます。
コード発行時にプレビューサイズの調整もできます。

5. 権限の棚卸しを定期運用に

Boxのアクセス権限は、付与したらずっとそのままにするのではなく、組織変更やプロジェクト終了等に合わせて、適宜更新していく必要があります。
定期的に、不要なアクセス権限が残っていないか棚卸をするのが大切です。
棚卸をするときは、ユーザーアクティビティレポートで、招待に関する項目を選択して出力します。
レポートでは、誰が・いつ・どこに・誰を招待したかを可視化できます。
■関連エコソリューション：招待と共有リンクのレポートを関係者に展開「棚卸Reporter Cloud」

まとめ

初級編では便利機能、中級編では運用・ガバナンス強化機能を中心にご紹介しました。
Boxの定着化には、エンドユーザー・管理者ともに便利機能を活用し「小さな時短」を重ねていくこと。
また、ヒューマンエラーや意図しない状態を起こさない・見過ごさないような「運用の仕組み化」が重要です。
ご紹介した便利機能がお役に立てれば幸いです。

それでは、また次のコラムでお会いしましょう！