「共有フォルダが消えました！」の恐怖。Boxのフォルダ誤移動問題と、小さな鍵のしくみ｜コラム｜Box

だいたい、こんな話です。

マウスを持つ指が、うっかり滑ってしまう。
たったそれだけで、Boxの中の大切なフォルダは迷子になります。世界中の管理者が頭を抱えています。これを防ぐためにプログラムを書くのはハードルが高い。
でも、世の中には便利なものがあります。「FolderLocker」という小さな仕組みです。難しい知識がなくても、誰でもひょいっとフォルダに鍵がかけられます。
ちょっとした工夫で、みんなが平和になる。そういうお話です。

指先のうっかりと、血の気が引く瞬間

情シスの皆さん、今週もお疲れ様です。
金曜の夕方、山積みのチケットを片付けて「さぁ、今週は早めに帰ってビールでも……」とPCを閉じようとした瞬間、チャットに飛び込んでくるエンドユーザーからのメンション。

「すみません……全社共有の『重要プロジェクト』フォルダが、ごっそり消えちゃいまして……」

一瞬で血の気が引く、あの感覚。
大企業でシステム管理者をやっていれば、一度は経験があるのではないでしょうか。犯人は十中八九、マウスの滑りによる「意図しないドラッグ＆ドロップ」です。
そして私たちは知っています。
クラウドストレージのBoxには、一度走り出したフォルダ移動を止める「キャンセルボタン」が存在しないという事実を。

神隠しの法則と、海を越えたため息

大容量のフォルダが誤って移動処理に入ってしまうと、完了するまで「どこにいったか分からない」という神隠し状態に陥ります。さらにタチが悪いのは権限の消失です。移動先の権限設定によっては、ユーザー自身がアクセス権を失い、自力で元に戻すことすらできなくなります。結果、私たち情シスが管理コンソールのコンテンツリカバリ機能から、ため息まじりに必死のサルベージを行う羽目になるのです。

「ウチの社員、少しは気を付けてくれよ……」

と頭を抱えたくなるかもしれませんが、安心？してください。「Box Pulse」や「Box Community」を覗くと「頼むから移動のキャンセルボタンを作ってくれ！」「巨大なフォルダが四次元ポケットに吸い込まれた！」と、海を越えた世界中のBox管理者たちも、全く同じ悩みを抱えて阿鼻叫喚しています。

人間の工夫と、アナログな防衛線の限界

もちろん、黙って見ているわけにはいきません。被害を最小限に食い止めるため、私たちはあの手この手で対策を練ります。

「移動」ではなく「コピー＆削除」の徹底：
万が一間違えても元データは無事。でも待って！マウス操作ミスなのでコピーを選択できる余地がありませーん！
権限のコントロール：
移動には「編集者」以上の権限が必要なため、大半のユーザーを「ビューアー／アップローダー」以下に絞る。不便！
裏技の布教：
Box Drive操作中、マウスの左クリックを離す前なら「Escキー」でキャンセルできるというサバイバル術を周知する。

理想のしくみと、届かない現実

「こんなの、運用や啓蒙でカバーするには限界があるよ……」大規模な組織を支える情シスなら、そう思うのが自然です。

実は、抜本的な対策として、管理者側で「APIを使用してフォルダそのものをロックする」という強力な手段が用意されています。これを施せば、移動や削除を一切受け付けない無敵の要塞が出来上がります。しかし、ここで立ちはだかるのが**「開発の壁」**です。APIを叩くためのスクラッチ開発が必要になり、日々の業務に追われる情シスに、そんな工数や維持管理の手間をかける余裕はありません。「ハードル高すぎでしょ」というのがリアルな本音です。

ぽちっと押せる小さな道具と、金曜日の平和

ですが、ここでちょっと耳寄りな情報を。「API開発なんてムリ」という方に向けた、Box認定エコシステムの『Folder Locker（フォルダーロッカー）』というソリューションがあるのをご存知でしょうか。

Folder Lockerの操作画面

これ、大掛かりなシステム導入というわけではなく、「かゆいところを絶妙にケアしてくれる」すごく小さな救世主のようなツールなんです。最大の特徴は、直感的にフォルダ構成が分かる画面から、エンドユーザー自身（※）が手軽に「フォルダのロックと解除」をポチッと操作できること。情シスがわざわざAPIを組んでガチガチに中央集権管理しなくても、現場のリーダーが「このフォルダ、今は動かされたら困るからロックしとこ」と、自分たちで直感的に制御できるようになります。
「キャンセルできないなら、最初から動かせないようにしておけばいい。でも、情シスで開発はしたくないし、管理も現場に任せたい」そんな、世界の情シスが思い描いたワガママを、さりげなく叶えてくれるエコシステムです。

ドラッグ＆ドロップの恐怖に怯える金曜の夕方にサヨナラしたい方。まずは「Folder Locker」、いかがでしょうか。

※Folder Lockerの操作には共同所有者以上の権限が必要です。